Email-Eingänge verhalten sich manchmal wie Todo-Listen, die von anderen Personen – zumindest in gewissem Maße – kontrolliert werden. Ich beschreibe, wie ich mit dem derzeit erhöhten Mail-Aufkommen zurechtkomme.
Transkript
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das gesprochene Wort.
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Herzlich willkommen zu einer neuen Folge Bildungsfern. Ja, heute möchte ich mal was
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über E-Mails und Postfächer sagen. Ich habe irgendwo mal gehört und das fand ich jetzt in
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dieser Zeit auch noch recht passend. Posteingang, also ein E-Mail-Posteingang ist immer eine
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fremdgesteuerte To-Do-Liste. Das bedeutet, wenn ich eine Mail bekomme fordert mich irgendjemand auf
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etwas zu tun. Und wenn es einfach nur ist die Mail zu lesen oder zu löschen, in irgendeiner Form muss
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ich damit umgehen. Und ja, das ist jetzt in letzter Zeit nochmal verstärkt der Fall, denn es gibt ein
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höheres Mailaufkommen. Das heißt, man muss sich mehr damit auseinandersetzen mit den Mails von
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anderen Menschen. Und da habe ich ein System, was ich schon recht lange fahre, schon vor der Zeit.
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Und was ich einmal kurz vorstellen möchte, es ist eigentlich auch super simpel, aber trotzdem recht
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effektiv. Und zwar kommt das auch nicht von mir, sondern das stammt aus einem Buch "Getting Things
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Done" nennt sich das Ganze. Und das unterteilt To-Do's immer in unterschiedliche Kategorien und
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auf Mails lässt sich das eben auch gut anwenden. Ja, wie funktioniert das Ganze? Wenn eine Mail
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reinkommt, dann lese ich die einmal durch und gucke, ob das etwas ist, was ich schnell erledigen kann.
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Schnell bedeutet so innerhalb von zwei, drei Minuten. Dann würde ich es sofort machen,
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denn alles andere, was ich damit dann noch machen würde an Archivierung, Kategorisierung, wie auch
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immer, würde dann mehr Zeit kosten, als eigentlich die Aufgabe direkt zu erledigen. Und dann gibt es
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zwei Ordner, in die Mails reinkommen, die ich so unterhalb von meinem Posteingang angelegt habe.
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Die heißen einmal Actions oder To-Do's, kann man die auch nennen, und der zweite Ordner Delegated
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oder Delegiert. Und das deutet auch schon an, in welche Richtung es geht. Bei To-Do's ist irgendetwas,
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wo ich etwas machen muss, wo ich aktiv werden muss. Ich muss zum Beispiel antworten, ich muss
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irgendetwas erledigen. Die kommen da rein und können dann nach und nach abgearbeitet werden.
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Insbesondere sind sie dann noch aus dem Posteingang weg und ich gucke dann immer mal wieder in diesen
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Actions Ordner rein und gucke, was ich da noch erledigen muss. Der zweite Ordner Delegated oder
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Delegiert, da warte ich auf eine Reaktion. Das heißt, irgendjemand anders muss sich um etwas
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kümmern und ich warte eigentlich nur, dass da noch etwas passiert und dass ich zum Beispiel
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eine Antwort bekomme, dass irgendetwas erledigt wird. Und da landen dann diese E-Mails drin.
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Das kann zum Beispiel sein, klassischer Fall, ich soll irgendetwas erledigen und kriege ich ein To-Do,
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packe das also in meinen Actions Ordner rein und mache das irgendwann und schicke das dann
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entweder einfach zurück, dann ist die Sache erledigt. Oder aber ich frage noch mal nach,
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ist das soweit in Ordnung? Und dann würde ich diese gesamte Konversation in diesen Delegiert
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Ordner verschieben und eben warten. Und immer mal wieder gucke ich dann in diesen Delegated Ordner
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rein und schaue inwieweit da jetzt etwas passiert ist oder nicht und wo ich vielleicht noch mal
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nachhaken würde. Dort kommen zum Beispiel auch Sachen rein, die ich rausschicke und wo ich auf
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eine Antwort warte, wo ich zum Beispiel eine Frage irgendwo hingestellt habe und dann erwarte,
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dass ich irgendeine Form von Rückmeldung erhalte. Das kommt auch alles in diesen Delegated Ordner.
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Und so organisiere ich da meine Mails. Ansonsten gibt es zu diesem Podcast noch eine kleine Info.
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Jetzt gibt es, ich habe mich von meiner Plattform NKFM getrennt. Was heißt getrennt? Also der
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Podcast, der liegt da weiterhin, aber es gibt dann eine recht schöne Funktion, sodass man den
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Feed weiterleiten kann an eine andere Adresse. Und das habe ich gemacht. Landet jetzt alles bei
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bildungsferen-podcast.de und deshalb sollte auch der Feed jetzt von da ausgeliefert werden. Manche
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Podcast-Catcher ersetzen das dann automatisch. Das kann dann dazu führen, dass auf einmal viele
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Folgen vielleicht als neu dort auftauchen. Daher schon Entschuldigung dafür. Das lässt sich
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leider nicht so ohne weiteres vermeiden. Das ist nicht ganz trivial, das Problem zu lösen,
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weil die Feeds einfach unterschiedlich aufgebaut sind. Entweder kommen sie von NKFM oder bei mir
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ist es jetzt ein WordPress-Plugin, was den Feed generiert und die sind eben nicht so eins zu eins
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kompatibel. Das bedeutet nicht, dass NKFM jetzt in irgendeiner Form schlecht ist. Im Gegenteil,
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es ist sogar für den Einstieg weiterhin extrem gut. Man kommt sehr schnell zu einem Ergebnis.
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Ich habe mich aber jetzt entschieden, davon so weiterzuziehen und wegzugehen, weil ich die
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Dateien dann doch lieber bei mir habe, nicht auf einer externen Plattform. Und weil ich auch
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ein bisschen problematisch gesehen habe, wie man auf einzelne Folgen oder auch Stellen in
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Folgen referenziert. Das war da nicht so ohne weiteres möglich. Und vom Interface, wenn man
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auf der Webseite ist, war es nicht immer so ganz leicht zu erkennen, was soll denn jetzt hier
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abgespielt werden, wenn ich einen Link irgendwo hinschicke. Für diejenigen, die das über einen
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Podcatcher in irgendeiner Form abonnieren, sollte das kein Problem sein. Und ja, ich habe das jetzt
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dann dahin mal umgezogen. Das nur als organisatorische Info noch zum Schluss. Ja,
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das war es für heute auch wieder. Ich wünsche euch noch einen schönen Tag. Heute ist Sonntag,
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der 3. Mai. Morgen geht eine neue Schulwoche wieder los. Ich wünsche euch einen guten Start,
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bleibt gesund, wascht euch die Hände, haltet Abstand und ciao.