Email-Eingänge verhalten sich manchmal wie Todo-Listen, die von anderen Personen – zumindest in gewissem Maße – kontrolliert werden. Ich beschreibe, wie ich mit dem derzeit erhöhten Mail-Aufkommen zurechtkomme.
Transkript
Das Transkript wurde maschinell erstellt und kann Fehler enthalten. Es zählt
das gesprochene Wort.
Ausklappen
00:00–0:00:10
Herzlich willkommen zu einer neuen Folge Bildungsfern. Ja, heute möchte ich mal was
0:00:10–0:00:19
über E-Mails und Postfächer sagen. Ich habe irgendwo mal gehört und das fand ich jetzt in
0:00:19–0:00:24
dieser Zeit auch noch recht passend. Posteingang, also ein E-Mail-Posteingang ist immer eine
0:00:24–0:00:34
fremdgesteuerte To-Do-Liste. Das bedeutet, wenn ich eine Mail bekomme fordert mich irgendjemand auf
0:00:34–0:00:42
etwas zu tun. Und wenn es einfach nur ist die Mail zu lesen oder zu löschen, in irgendeiner Form muss
0:00:42–0:00:50
ich damit umgehen. Und ja, das ist jetzt in letzter Zeit nochmal verstärkt der Fall, denn es gibt ein
0:00:50–0:00:55
höheres Mailaufkommen. Das heißt, man muss sich mehr damit auseinandersetzen mit den Mails von
0:00:55–0:01:02
anderen Menschen. Und da habe ich ein System, was ich schon recht lange fahre, schon vor der Zeit.
0:01:02–0:01:09
Und was ich einmal kurz vorstellen möchte, es ist eigentlich auch super simpel, aber trotzdem recht
0:01:09–0:01:17
effektiv. Und zwar kommt das auch nicht von mir, sondern das stammt aus einem Buch "Getting Things
0:01:17–0:01:24
Done" nennt sich das Ganze. Und das unterteilt To-Do's immer in unterschiedliche Kategorien und
0:01:24–0:01:32
auf Mails lässt sich das eben auch gut anwenden. Ja, wie funktioniert das Ganze? Wenn eine Mail
0:01:32–0:01:38
reinkommt, dann lese ich die einmal durch und gucke, ob das etwas ist, was ich schnell erledigen kann.
0:01:38–0:01:43
Schnell bedeutet so innerhalb von zwei, drei Minuten. Dann würde ich es sofort machen,
0:01:43–0:01:50
denn alles andere, was ich damit dann noch machen würde an Archivierung, Kategorisierung, wie auch
0:01:50–0:01:57
immer, würde dann mehr Zeit kosten, als eigentlich die Aufgabe direkt zu erledigen. Und dann gibt es
0:01:57–0:02:04
zwei Ordner, in die Mails reinkommen, die ich so unterhalb von meinem Posteingang angelegt habe.
0:02:04–0:02:13
Die heißen einmal Actions oder To-Do's, kann man die auch nennen, und der zweite Ordner Delegated
0:02:13–0:02:20
oder Delegiert. Und das deutet auch schon an, in welche Richtung es geht. Bei To-Do's ist irgendetwas,
0:02:20–0:02:24
wo ich etwas machen muss, wo ich aktiv werden muss. Ich muss zum Beispiel antworten, ich muss
0:02:24–0:02:30
irgendetwas erledigen. Die kommen da rein und können dann nach und nach abgearbeitet werden.
0:02:30–0:02:35
Insbesondere sind sie dann noch aus dem Posteingang weg und ich gucke dann immer mal wieder in diesen
0:02:35–0:02:43
Actions Ordner rein und gucke, was ich da noch erledigen muss. Der zweite Ordner Delegated oder
0:02:43–0:02:50
Delegiert, da warte ich auf eine Reaktion. Das heißt, irgendjemand anders muss sich um etwas
0:02:50–0:02:54
kümmern und ich warte eigentlich nur, dass da noch etwas passiert und dass ich zum Beispiel
0:02:54–0:03:00
eine Antwort bekomme, dass irgendetwas erledigt wird. Und da landen dann diese E-Mails drin.
0:03:00–0:03:08
Das kann zum Beispiel sein, klassischer Fall, ich soll irgendetwas erledigen und kriege ich ein To-Do,
0:03:08–0:03:15
packe das also in meinen Actions Ordner rein und mache das irgendwann und schicke das dann
0:03:15–0:03:20
entweder einfach zurück, dann ist die Sache erledigt. Oder aber ich frage noch mal nach,
0:03:20–0:03:26
ist das soweit in Ordnung? Und dann würde ich diese gesamte Konversation in diesen Delegiert
0:03:26–0:03:33
Ordner verschieben und eben warten. Und immer mal wieder gucke ich dann in diesen Delegated Ordner
0:03:33–0:03:38
rein und schaue inwieweit da jetzt etwas passiert ist oder nicht und wo ich vielleicht noch mal
0:03:38–0:03:46
nachhaken würde. Dort kommen zum Beispiel auch Sachen rein, die ich rausschicke und wo ich auf
0:03:46–0:03:51
eine Antwort warte, wo ich zum Beispiel eine Frage irgendwo hingestellt habe und dann erwarte,
0:03:51–0:03:57
dass ich irgendeine Form von Rückmeldung erhalte. Das kommt auch alles in diesen Delegated Ordner.
0:03:57–0:04:07
Und so organisiere ich da meine Mails. Ansonsten gibt es zu diesem Podcast noch eine kleine Info.
0:04:07–0:04:16
Jetzt gibt es, ich habe mich von meiner Plattform NKFM getrennt. Was heißt getrennt? Also der
0:04:16–0:04:21
Podcast, der liegt da weiterhin, aber es gibt dann eine recht schöne Funktion, sodass man den
0:04:21–0:04:26
Feed weiterleiten kann an eine andere Adresse. Und das habe ich gemacht. Landet jetzt alles bei
0:04:26–0:04:35
bildungsferen-podcast.de und deshalb sollte auch der Feed jetzt von da ausgeliefert werden. Manche
0:04:35–0:04:42
Podcast-Catcher ersetzen das dann automatisch. Das kann dann dazu führen, dass auf einmal viele
0:04:42–0:04:49
Folgen vielleicht als neu dort auftauchen. Daher schon Entschuldigung dafür. Das lässt sich
0:04:49–0:04:54
leider nicht so ohne weiteres vermeiden. Das ist nicht ganz trivial, das Problem zu lösen,
0:04:54–0:05:00
weil die Feeds einfach unterschiedlich aufgebaut sind. Entweder kommen sie von NKFM oder bei mir
0:05:00–0:05:05
ist es jetzt ein WordPress-Plugin, was den Feed generiert und die sind eben nicht so eins zu eins
0:05:05–0:05:13
kompatibel. Das bedeutet nicht, dass NKFM jetzt in irgendeiner Form schlecht ist. Im Gegenteil,
0:05:13–0:05:18
es ist sogar für den Einstieg weiterhin extrem gut. Man kommt sehr schnell zu einem Ergebnis.
0:05:18–0:05:27
Ich habe mich aber jetzt entschieden, davon so weiterzuziehen und wegzugehen, weil ich die
0:05:27–0:05:34
Dateien dann doch lieber bei mir habe, nicht auf einer externen Plattform. Und weil ich auch
0:05:34–0:05:39
ein bisschen problematisch gesehen habe, wie man auf einzelne Folgen oder auch Stellen in
0:05:39–0:05:45
Folgen referenziert. Das war da nicht so ohne weiteres möglich. Und vom Interface, wenn man
0:05:45–0:05:48
auf der Webseite ist, war es nicht immer so ganz leicht zu erkennen, was soll denn jetzt hier
0:05:48–0:05:53
abgespielt werden, wenn ich einen Link irgendwo hinschicke. Für diejenigen, die das über einen
0:05:53–0:06:01
Podcatcher in irgendeiner Form abonnieren, sollte das kein Problem sein. Und ja, ich habe das jetzt
0:06:01–0:06:10
dann dahin mal umgezogen. Das nur als organisatorische Info noch zum Schluss. Ja,
0:06:10–0:06:16
das war es für heute auch wieder. Ich wünsche euch noch einen schönen Tag. Heute ist Sonntag,
0:06:16–0:06:21
der 3. Mai. Morgen geht eine neue Schulwoche wieder los. Ich wünsche euch einen guten Start,
0:06:21–0:06:26
bleibt gesund, wascht euch die Hände, haltet Abstand und ciao.
